Sie kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden und zeigt Ihnen stets den aktuellen Stand an. Die Bauverwaltung verfügt über eine GWR-Schnittstelle sowie auch über die Integration der kantonalen Plattform (eBaugesucheZH, eBau AG, eBauTG und weitere). Alle notwendigen Dokumente und Informationen zum Baugesuch oder dem Bauobjekt können in der Lösung erstellt, gespeichert oder geteilt werden. eGeKo ermöglicht auch das kostenlose Einbinden vom externen Gemeindeingenieur oder der Nachbargemeinde. Dank der eGeKo-Adressverwaltung können alle Beteiligten erfasst und kinderleicht via Brief oder E-Mail angeschrieben werden. Die Zugriffsrechte können global oder pro Baugesuch eingestellt werden. Weitere Vorteile:

• Traktandieren des Baugesuchs für den Gemeinderat oder der Baukommission einfach möglich
• Einfaches Erstellen von Statistiken pro Jahr
• Integration GeVer, keine Schnittstellenkosten oder -anpassungen notwendig
• Einbindung des GWR

Grundpaket

• Anlage einer Sektion "Baugesuch" im Bereich Geschäfte
• Individuelle Datenfelder für die Verwaltung der Baugesuche
• Einrichtung einer etablierten Geschäftsbeziehung mit externen Stellen
• Unterstützung bei der Einrichtung von E-Mail- und Dokument-Vorlagen
• Unterstützung bei der Anlage von Workflows, um Regeln abzubilden
• Schulung

Optionen

• Datenmigration ab Fremdsystem
• Anbindung an das GWR (eidg. Gebäude- und Wohnungsregister)

Dies ermöglicht die Übersicht über alle Mitglieder inklusive Dauer und Kontaktangaben. Doch was ist überhaupt ein Gremiumsmitglied? Ein Gremiumsmitglied ist eine Person mit einer Zugehörigkeit zu einer Gruppe von Personen mit speziellen Aufgaben, Verpflichtungen und Rechten. Diese Gruppierung kann z.B. eine Behörde, ein Gremium, eine Kommission, ein Ausschuss oder ein Komitee sein. Beispiele für Gremien sind: Der Regierungsrat, der Gemeinderat, die Baukommission oder auch ein Ausschuss zur Entscheidung einer neuen Trassenplanung. In eGeKo kann man

• verschiedenste Gremien erstellen und ihnen Mitglieder zuordnen
• Start- und End-Datum der Zugehörigkeit zum Gremium angeben
• eine Person gleichzeitig oder zeitverschoben auch in mehrere Gremien als Mitglied eintragen
• Kontaktinformationen ablegen
• Mitglieder aus einer externen Adressverwaltung (beispielsweise Einwohnerkontrolle) via Web-Schnittstellen erstellen

Alle Plätze, Verträge und Belegungen werden zentral verwaltet, automatische Erinnerungen, Zuweisungen und Freigaben sorgen für transparente Abläufe. Rollenbasierte Dossiers enthalten alle relevanten Informationen zu Bootsplatz, Nutzer, Verträgen und Kontrollen. Typische Workflows wie Platzzuweisung, Warteliste oder Inspektionen sind bereits digital abgebildet. Vorlagen für Dokumente und E-Mails unterstützen die schnelle und effiziente Abwicklung aller Hafenprozesse. Weitere Vorteile der Fachanwendung:

• Übersichtliche Verwaltung aller Plätze und Verträge
• Automatische Erinnerungen für Wartung, Kontrollen und Vertragsfristen
• Digitale Workflows für Zuweisung, Warteliste und Inspektionen
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung für interne und externe Beteiligte
• Vorlagen für Dokumente und E-Mails zur schnellen Abwicklung

Die wichtigsten Informationen zum Todesfall und zum Grab sind alle auf einen Blick erkennbar. Sie führen auch die Angehörigen direkt am selben Ort. Ein grosser Vorteil besteht darin, dass verschiedene Dokumente dank der eGeKo-Vorlagenverwaltung automatisch erstellt und abgefüllt werden: Amtliche Todesanzeigen, Grabpflegeverträge, Kremationsaufträge, E-Mails. Weitere Vorteile:

• Abbildung der Verarbeitungsabläufe dank Workflows
• Praktische Such- und Filtermöglichkeiten für Todesfälle
• Das Führen von grundlegenden Dokumenten wie Reglemente oder Auswertungen ist integriert

Mit dem HISoft-Adress-Zugriff kann direkt aus der Fremdapplikation, Reservationssystem und eGeKo in der HISoft Adressverwaltung gesucht und die gewünschte Adresse übertragen werden.

Ebenso kann eine Adresse direkt im Fremdsystem aktualisiert werden.

Mit der Schnittstelle "HISoft Rechnungsstellung" lassen sich alle wichtigen Informationen, wie der Rechnungsempfänger (HISoft-Adress-Zugriff wird benötigt) und weitere Angaben für die Rechnungsstellung übermitteln. Ein doppeltes Erfassen entfällt.

Die Schnittstelle kann Daten aus dem Reservationssystem und eGeKo übergeben.

Ein Personaldossier enthält alle Dokumente über den Life Cycle einer Anstellung einer Person. Dort sollen all diejenigen Dateien abgelegt werden, die längerfristig aufbewahrt werden sollen: Lebenslauf, Zeugnisse, ausgefüllte Eintrittscheckliste, etc. Die Sichtbarkeitseinstellungen können sich beschränken auf Mitglieder der Personalabteilung, der Geschäftsleitung, der Finanzen und der Rechtsabteilung. Dank der Flexibilität von eGeKo können beispielsweise Lohnverhandlungen speziell zugriffsgeschützt abgelegt werden. Die Vorteile sind also unter anderem:

• Führen aller Personalien
• Führen aller Personalakten
• Führen einer digitalen Eintrittscheckliste
• Führen der Lohnverhandlungen
• Einfaches Erstellen von Personalblättern

An einem Projekt sind üblicherweise verschiedene Parteien beteiligt: Projektleiter aus eigener Organisation inkl. Stellvertretung, Projekt-Team aus eigener Organisation, Projektleiter aus anderer Organisation inkl. Stellvertretung, Gesamt-Projektteam, Externer Berater. eGeKo fördert das organisationsübergreifende Zusammenarbeiten. Es können einfach Projektteams erstellt werden, welche alle auf die Projektunterlagen Zugriff haben. Die Vorteile davon sind:

• Alle arbeiten am selben und am aktuellen Dokument
• Es gibt keine Mail-Flut und keine verschiedenen Dateiversionen
• Es können einander Aufgaben gestellt werden mit Fristen und automatischer Erinnerungsfunktion
• Dank Workflows können ganze Abläufe digital abgebildet und ausgeführt werden
• Die Pendenzen aller Projektmitglieder sind jederzeit ersichtlich inkl. Status
• Externe bezahlen keine Nutzungsgebühren, müssen nichts installieren und keine Lizenzen lösen
• Beim Projektabschluss können mittels Mausklick Auswertungen erstellt werden, wer welche Aufgaben erledigt hat

Alle relevanten Dokumente werden zentral in Dossiers abgelegt und sind jederzeit in der aktuellen Version verfügbar. Dank klarer Versionierung, Statusangaben und Tags lassen sich gültige Erlasse einfach von früheren Fassungen unterscheiden.
Erlasse sind Dauerakten und werden als Dateien (Word und/oder PDF) geführt. Änderungen, Überarbeitungen und Freigaben können vollständig digital begleitet werden. eGeKo unterstützt dabei sämtliche Erlassverwaltungs-Prozesse – von Reglements-Updates über Lesebestätigungen bis hin zur gemeinsamen Erarbeitung und Verbesserung von Erlassen und Handbüchern.
Für unterschiedliche Rollen wie Gemeinderat, Kanzlei oder Fachabteilungen können eigene Reglement-Dossiers eingerichtet werden. Bei neuen oder aktualisierten Erlassen erhalten die zuständigen Personen automatisch Aufgaben zur Durchsicht und geben ihr Einverständnis mittels elektronischem Visum. Rückmeldungen, Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge können direkt als Aufgaben an die verantwortlichen Verfassenden übermittelt werden.
Auch externe Stellen können bei Bedarf in den Erarbeitungsprozess eingebunden werden – beispielsweise bei Reglementen mit externer Gültigkeit. Erinnerungsregeln sorgen zudem dafür, dass periodische Überprüfungen nicht vergessen gehen: eGeKo erstellt automatisch entsprechende Aufgaben.
Weitere Vorteile der eGeKo-Erlassverwaltung:

• Zentrale Ablage und Verwaltung von Erlassen, Reglementen und Handbüchern
• Klare Versionierung, Statusführung und Kennzeichnung aktueller Erlasse
• Rollenbasierte Dossiers mit relevanten Inhalten pro Zielgruppe
• Digitale Lesebestätigungen und Einverständniserklärungen
• Aufgabenmanagement für Überarbeitungen, Feedback und Freigaben
• Einbindung externer Instanzen in den Erarbeitungsprozess
• Flexible Definition von Dossiertypen mit spezifischen Fachfeldern
• Volltextsuche über Dokumente und Kommentare
• Automatische Erinnerungen für Revisions- und Überprüfungstermine

Somit können wir dank dem Risiko-Management:

• Risiken kennen resp. erkennen
• Risiken bewerten und überwachen
• Risiken minimieren mittels Korrektur-Massnahmen
• automatisch erinnert werden an Überprüfungsaufgaben

In der Vertragsmaske sind alle relevanten Vertragsdetails auf einen Blick ersichtlich. Ein grosser Vorteil besteht darin, dass automatische Erinnerungen zur Vertragsüberprüfung generiert werden und so nie eine Kündigungsfrist verpasst werden kann. Die Erinnerungen passieren rollenbasiert, sodass auch Stellvertretende oder Stellennachfolgende dieselbe Übersicht haben. Der Vertrag selbst sowie alle weiteren Dateien und E-Mail können erstellt, abgelegt oder aus der Lösung heraus versendet werden. Dank integrierten Adressverwaltung können alle Vertragsparteien hinzugefügt und gepflegt werden. Weitere Vorteile:

• Praktische Such- und Filtermöglichkeiten für Verträge
• Einfache Traktandierung von Verträgen für Sitzungen

• Verträge können an Ihr Langzeitarchiv (LZA) abgeliefert werden

   

  Grundpaket

• Anlage einer Sektion "Vertrag" im Bereich Dossiers
• Individuelle Datenfelder für die Erfassung und Verwaltung von Verträgen
• Regeln für Benachrichtigungen vor Vertragsablauf
• Automatische Erstellung von Aufgaben für die Überprüfung von Verträgen
• Unterstützung bei der Einrichtung von E-Mail- und Dokument-Vorlagen
• Schulung